Jakelulistat (postituslistat, mailing lists) Internetissä

Tämä juttu sisältää yleistietoa meilin (sähköpostin, E-mail) kautta toimivista jakelulistoista (postituslistoista, mailing lists) Internetissä. Perusteiden lisäksi kerrotaan, miten saa tietoa siitä, mitä listoja on olemassa, miten listaa ehkä voi käyttää Webin kautta, miten listalle liitytään, mitä listojen käytössä on hyvä ottaa huomioon ja miten uusia listoja perustetaan.

Perusteita

Toimii meilin ("sähköpostin") kautta

Jakelulistat (mailing lists) ovat jakelu- ja keskustelukanavia, jotka toimivat meilin kautta. Ne ovat tavallisimmin avoimia kaikille kiinnostuneille, mutta myös rajattua osallistujapiiriä varten voidaan perustaa lista. Listan aiheena voi olla mikä hyvänsä. Seuraavassa tämän havainnollistamiseksi mielivaltaisesti poimittuja esimerkkejä olemassaolevien listojen aihepiireistä: bonsai-puiden kasvattaminen; yritysten eurohaasteet; yhtye "The Beloved"; ilmansuojelu; imettäminen.

Eräs keskustelufoorumien laji

Käytännössä jakelulista perustetaan yleensä keskustelemista varten, joskin se voisi olla myös yksisuuntainen tiedotuskanava. Toisaalta kuten muillakin keskustelufoorumeilla voivat useimmat osallistujat olla vain lukijoita tai kirjoittaa vain satunnaisesti, ja useimmiten niin onkin.

Jakelulistojen etuna nyyseihin (Usenet news, newsit) samoin kuin Web-sivuilla yleistyneisiin keskustelufoorumeihin verrattuna on mm. se, että osallistuja tarvitsee vain meiliyhteyden eikä välttämättä varsinaista Internet-yhteyttä. Haittana taas on se, että jos osallistujia on paljon, datansiirron määrä voi olla suurempi kuin nyysejä käytettäessä. Lisäksi jakelulistalta saapuva aineisto tulee kaiken muun saapuvan meilin seassa, mikä monista on häiritsevää. Joidenkin listojen ylläpitäjät ovat pyrkineet vähentämään ongelmia sillä, että lista on linkitetty nyysiryhmään; yhteys ei välttämättä ole kaksisuuntainen, vaan tilanne voi olla se, että kyseiseen nyysiryhmään lähetetyt artikkelit ovat vain nyysien (ei listan) kautta luettavissa.

Viestit kloonautuvat

Jakelulista toimii käytännössä näin: Listaa vastaa jokin sovittu meiliosoite. Siihen voi lähettää viestin millä hyvänsä meiliohjelmalla aivan kuten normaaliin jonkun ihmisen meiliosoitteeseen. Mutta viestin käsittelee jokin ohjelma (listapalvelin), joka tekee meilistä tarpeellisen määrän kopioita ja lähettää ne niille henkilöille, jotka ovat liittyneet listalle.

Vastaamisessa eroja

Kun listalle liittynyt haluaa vastata viestiin, joka on tullut listan kautta, kannattaa katsoa, minne vastaus on menossa. Onhan olennaista, meneekö vastaus listalle vai vain viestin lähettäjälle.

Listoilla on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, miten listapalvelin asettaa vastausosoitteen. Vastausosoite tarkoittaa tässä sitä, mihin vastaus menee, jos käytetään meiliohjelman normaalia vastaustoimintoa. Tavallisinta lienee, että listapalvelin asettaa vastausosoitteeksi listan jakeluosoitteen, eli vastaus menee oletusarvoisesti listalle. Toinen, monilla hyvin aktiivisilla listoilla sovellettu käytäntö on, että palvelin ei aseta vastausosoitetta, joten vastaus menee oletusarvoisesti vain alkuperäisen viestin lähettäjälle.

Molemmille tavoille on perusteluja. Ks. esim. Reply-To Munging Considered Useful ja Reply-To Munging Considered Harmful.

Käytännössä joudutaan sopeutumaan siihen, mikä on kunkin listan linja. Kummassakin tapauksessa sekä vastaaminen listalle että vastaaminen lähettäjälle on mahdollista. Kyse on "vain" siitä, kumpi on tehty helpommaksi. Useimmissa meiliohjelmissa on toiminto "Reply to all", jota käyttämällä saa vastaanottajiksi sekä lähettäjän että listan. Tarpeettomat vastaanottajat voi sitten poistaa. Yleensä ei kannata vastata sekä lähettäjälle että listalle, koska normaalisti lähettäjä on listalla ja saisi siten vastauksen kahtena kappaleena.

Ero yleisen jakelulistan ja käyttäjän oman jakelulistan välillä

Useissa meiliohjelmissa käyttäjä voi perustaa itselleen henkilökohtaisen jakelulistan, ns. aliaksen. Yksinkertaisimmillaan alias on vain käyttäjän antama nimi joukolle osoitteita ja sen merkitys on vain se, että hän voi kirjoittaa vastaanottajakenttään kyseisen nimen eikä kyseisiä osoitteita. Keskeisenä erona sellaisiin jakelulistoihin, joista tässä puhutaan, on se, että alias on vain yhden käyttäjän käytettävissä (ja vain yhden ohjelman sisällä).

Aliaksen "laventaa" meiliosoitteiden listaksi käyttäjän oma ohjelma. Varsinaisen jakelulistan tapauksessa lavennuksen tekee listapalvelin.

Edellä kuvattu ero on jossain määrin suhteellinen muun muassa sen takia, että paikallisverkossa voi olla käytössä järjestely, jossa käyttäjät voivat käyttää samoja aliaksia. Tällöin jää kuitenkin se olennainen ero, että varsinainen jakelulista toimii Internetissä eikä ole sidoksissa mihinkään nimenomaiseen meiliohjelmaan. Lisäksi listalle liittymisen ja siltä eroamisen voi tehdä jokainen itse. Listan viestit voivat myös arkistoitua Internetiin. Toisaalta tätä avoimmuutta voidaan haluttaessa rajoittaa paljonkin. Lista voidaan esimerkiksi tehdä moderoiduksi niin, että viestit kulkevat jonkun tehtävään nimetyn kautta, mutta lista voidaan pitää muutoin avoimena. Varsin tavallista on, että listalle lähettäminen on sallittua vain niille, jotka ovat liittyneet listalle.

Viimeksi mainitun rajoituksen syynä on usein pyrkimys rajoittaa listalle tulevaa ns. roskapostia (spam). Tämä on toisaalta aiheuttanut sen, että roskapostin lähettäjät ovat ruvennet käyttämään ohjelmia, "botteja", jotka liittyvät listoille. Ja tähän vastatoimena taas eräät listapalvelut ovat ruvenneet käyttämään erilaisia varmistustoimia, joilla pyritään estämään moinen. Eräs keino on, että listalle liitytään Web-käyttöliittymän avulla siten, että ruudulle tulostuu kuva, joka esittää jotain tekstiä sekalaisilla kirjasinlajeilla, ja se pitää sitten kirjoittaa näppäimistöltä. Tämän oletetaan olevan ihmiselle helppoa ja ohjelmalle mahdotonta tai ainakin tarpeeksi hankalaa.

Listan osoite on eri kuin listan hallinnon osoite

On hyvin tärkeää erottaa toisistaan se osoite, jota käytetään listalle liityttäessä ja hoidettaessa muita listan hallintaan liittyviä asioita kuten listalta eroamista, ja se, jota käytetään lähetettäessä meiliä listan kautta. Listalle liittymistä varten tarvitset tietoosi ensin mainitun osoitteen, ja liittymisen yhteydessä normaalisti saat informaatiota listan käytöstä, mm. mitä osoitetta käyttäen saa lähetettyä listalle viestejä.

RFC 2142:n mukaan jokaiselle listalle listannimi@alue tulisi olla hallinnollinen osoite ("an administrative mailbox name to which add/drop requests and other meta-queries can be sent"), joka on listannimi-request@alue. Yhä yleisemmin näin onkin, mutta tarkista silti asia kunkin listan omista ohjeista.

Jos vastaat listan kautta tulleeseen meiliin, tarkista, että käytät oikeaa osoitetta. Jos tarkoituksesi on vastata vain henkilökohtaisesti lähettäjälle, saattaa oma meiliohjelmasi silti laittaa vastausviestisi vastaanottajakenttään listan osoitteen!

Miten listoista saa tietoa?

Ihmiset kuulevat heitä kiinnostavista jakelulistoista mitä erilaisimmilla tavoilla, esim. kavereiltaan, nyyseistä, lehtiartikkeleista tai Web-sivuilta.

Listoista voi myös hakea tietoja järjestelmällisesti, joskin ongelmana on, että listoja on hyvin paljon eikä kaikista ole kovinkaan selkeää kuvausta.

Melko hyvä tietolähde kansainvälisesti on hypertekstimuotoinen listojen kuvaus Publicly Accessible Mailing Lists, <http://paml.net/>.

Toinen kiinnostava tietolähde on TILE.NET/LISTS, josta voi mm. etsiä listoja niiden nimen perusteella seuraavaan tapaan:

Searching for lists containing in their name.

Suosituimmat listapalvelinohjelmistot lienevät Listserv ja Majordomo. Ensin mainitusta on Tampereen yliopistossa laadittu ohje: Listserv-sähköpostilistan käyttäjän opas. Listapalvelinohjelmistoista yleisesti on käyttöjärjestelmittäin luokitellut kuvaukset eMailmanin sivulla kohdassa Mailing List Software.

Listserv-järjestelmissä olevista listoista on viralliset kuvaukset dokumentissa CataList, the official catalog of LISTSERV® lists,
http://www.lsoft.com/lists/listref.html

Listojen käyttö Webin kautta

Monilla listoilla on oma "kotisivu" ("tukisivu") Webissä. Sillä voi olla paitsi listan tarkoituksen kuvaus myös monenlaista muuta tietoa, esimerkiksi listan arkisto, josta voi lukea vanhoja listalle lähetettyjä viestejä (olipa liittynyt listalle tai ei). Kotisivulla voi myös olla lomake, jolla voi liittyä listalle. Usein listojen luetteloissa Webissä listan nimi on linkki listan kotisivulle.

Jos listalla on kotisivu, siihen tutustuminen on erittäin suositeltavaa harkittaessa listalle liittymistä.

Miten listalle liitytään

Ihmisten tai oikeammin heidän meiliosoitteidensa liittäminen listaan on hoidettu eri tavoilla eri listoilla. Tämän takia liittymismenettelyjä on erilaisia. Tarkka tieto liittymistavasta löytyy toivottavasti sieltä, mistä muutoinkin on saanut tiedon listasta. Parhaassa tapauksessa tähän tietoon liittyy "listan kotisivun" Web-osoite, esimerkiksi sellaisen sivun kuin Herppilistan kotisivu.

Jos tällaista selkeää informaatiota ei löydy vaan tiedät listasta esimerkiksi vain nimen, voit yrittää etsiä listasta tietoja jollakin Internetin hakupalvelimella ("hakukoneella", search engine). Esimerkiksi seuraavalla lomakkeella voi tehdä AltaVista-haun:

(Ohje: Kirjoita tekstikenttään listan nimi poistamatta kentässä olevaa tekstiä, siis NEAR-sanan perään.)
Etsi

Jos listaa vastaava hallinnollinen osoite alkaa sanalla majordomo, listproc tai listserv, kyseessä on mitä todennäköisimmin sellainen lista, jolle liittymisestä huolehtii ohjelma. Silloin liittymisen voi hoitaa lähettämällä em. osoitteeseen meiliviestin, jonka sisältö on

subscribe listannimi

Muutoin lista on todennäköisesti jonkun ihmisen "käsin" ylläpitämä, ja listalle liittymiseksi lähetetään listaa vastaavaan hallinnolliseen osoitteeseen meiliviesti, jossa kerrotaan sopivalla kielellä (yleensä englanniksi) vapaamuotoisesti, että halutaan liittyä listalle. Mukaan on hyvä kirjoittaa lyhyesti henkilötiedot.

Mitä listojen käytössä on hyvä ottaa huomioon ("listaetiketti")

Jakelulistoille kirjoitettaessa on syytä normaalien käytöstapojen lisäksi ottaa huomioon asiat, jotka aikojen kuluessa on hyviksi havaittu Internet-viestinnässä. Suureksi osaksi on kyse samoista periaatteista kuin nyysiviestinnässä, joista on tiivistetty ohje Seitsemän kieltoa nyyseihin kirjoittajalle eli miten näytät fiksulta vaikka olisit ääliö. Esimerkiksi kuvan tai Word-dokumentin lähettäminen nyyseihin tai meilitse (myös listalle) on ah niin helppoa monissa ohjelmissa ja todella typerää, ellei sitä ole joissakin yhteyksissä erikseen sallittu yhteisissä pelisäännöissä. Katso erityisesti Juhapekka Tolvasen juttua Miksi on typerää postittaa sähköpostin liitetiedostona MS Word -dokumentteja.

Juhani Anttila on laatinut listan käytön ohjeet, jotka on laadittu alkujaan erään listan tarpeisiin mutta sisältävän varsin yleispätevää asiaa. Eri listoilla voi luonnollisestikin olla erilaisia ohjeita, jotka poikkeavat yleisistä säännöistä tai (tavallisemmin) täydentävät niitä listan tarkoitukseen, osallistujajoukkoon ja muihin olosuhteisiin sopiviksi.

Lisätietoja löydät erilaisista netiketeistä. Yleensä ne on kirjoitettu erityisesti nyysejä ajatellen, mutta pääperiaatteet ovat samat listoillakin, ainakin sopivasti sovellettuina. Erityisesti listoja koskevia netikettejä tai netiketin osia ovat mm. seuraavat:

Katso myös ehdotustani listaetiketiksi.

Uusien listojen perustaminen

Uuden jakelulistan perustamiseksi kannattaa yleisesti sanottuna ottaa yhteys jonkin listapalvelimen ylläpitäjään. On syytä varautua esittämään sekä naseva lyhyt nimi listalle että listan aihepiirin selkeä kuvaus.

Funet ylläpitää Listserv-listapalvelinta. Sen käyttöohjeita saa lähettämällä osoitteeseen
listserv@listserv.funet.fi
meilin, jossa on vain sana help. Uuden listan perustamiseksi voi sitten ottaa yhteyttä ohjeissa mainittuihin henkilöihin.

Oulun yliopisto ylläpitää suosittua listapalvelinta (lists.oulu.fi).

Erittäin iso ja suosittu kansainvälinen palvelu on Yahoo Groups (ent. eGroups, o.s. ONElist), jonne voi perustaa listoja maksutta. Siellä on kätevä aihepiireittäin hierarkkisesti jaoteltu luettelo olemassaolevista listoista. Palvelu on mainosrahoitteinen. Huomattakoon, että listalle liittymisen yhteydessä on vastattava viestiin, joka tulee meilitse; muutoin liittyminen ei tule voimaan.

Lukuisista muista vaihtoehdoista kertovat esim.

Ks. myös Googlen kohtaa List Management Software, joka on hyödyllinen, jos halutaan itse asentaa listapalvelin esim. organisaation sisäistä käyttöä varten.

Tunnettu käytettävyysasiantuntija Jakob Nielsen on kirjoittanut hyviä neuvoja jakelulistojen käytön järjestelyistä: Mailing List Usability (lähinnä Web-sivuihin liittyvistä listoista, mutta mukana on hyviä yleisempiäkin näkökohtia).